Webセミナーを開催するための６つのステップ

近年、新型コロナウイルスの影響でオンライン営業の重要性が高まり、その中でもWebセミナーが注目されています。そこで、初めてWebセミナーを開催するに当たって必要な手順を６つ紹介します。
 

１．ターゲットを明確にする

これは従来のオフラインにおけるセミナーでも言えることですが、最初にターゲットを明確化しましょう。どのような人を集めたいのかペルソナを詳細に設定します。

特に、Webセミナーでは綿密なペルソナの設定が欠かせません。なぜなら、オフラインよりも多くの人が気軽に参加できるためです。ペルソナの設定が甘いと、適切にターゲットを絞り込めなくなります。

また、ターゲットのペルソナによって集客方法も変わります。Web上にはHPやSNS、Web広告などさまざまな集客手段がありますが、それぞれに相性があります。たとえば、若者を対象としたBtoCならばSNSが良いでしょう。

一方、Web上で積極的に情報収集をしているビジネスマンを対象とするなら、Web広告やメルマガ配信が良いかもしれません。

２．ウェビナーツールを導入する

Webセミナーを行うためのITツールをウェビナーツールと言います。円滑なWebセミナーを開催するには、主に以下の点に留意して選定しましょう。

・操作性

主催者側にとってはもちろんですが、参加者が抵抗なく参加できるような操作性に優れたツールを選びましょう。インストールやアカウント作成の手間がなく、クリック１つで参加できるツールが理想的です。

・コミュニケーション機能

アンケートやチャットなど、主催者と参加者が双方向のコミュニケーションを取れる機能があると、リアルタイム性のあるWebセミナーを行えます。参加者の関心を強く惹きつけられ、その後の商談へつなげやすくなります。

・スペック

画質や音質が優れている方が、快適なWebセミナーが実現します。また、参加可能人数や一度のWebセミナーにおける配信時間の制限などが、自社のニーズに応えられるか確認しましょう。

３．配信環境を整える

Webセミナーで課題となりがちなのが、通信の安定性です。途中で音声や映像が途切れると、参加者の集中力も途切れてしまいます。そうならないよう、環境を整えましょう。

具体的には以下の点に留意しましょう。

・LANは有線のものを使用

無線LANが主流となっていますが、安定的な通信に向いているのは有線LANです。

・高品質なマイク・カメラ

映像や音声が正しく入力されるよう、高品質なマイクとカメラを使いましょう。

・スペックの高いPCを使用

メモリやCPU、グラフィックボードなどの性能が優れたPCを使いましょう。CPUはCore i7相当以上、メモリは８GB以上が理想的です。

また、これらの環境を整えた後、参加者の立場から通信品質を確認することも大切です。主催者側からは分からない不具合などを見つけられます。

４．セミナー資料を作成する

紹介したいコンテンツ自体が同じであっても、セミナーの形式が異なる以上、資料の最適な形も異なってきます。

たとえば、オフラインのセミナーでは紙の資料のサイズはA４にするのが一般的でした。A４サイズがビジネスシーンで使われる紙の大きさとして一般的であり、管理に適しているからです。これは、反対に言えば、管理に適したA４サイズにすべきという制限があったことを意味します。

一方、WebセミナーではPDFなどの電子ファイルとして資料を共有するため、紙媒体への出力を想定してＡ４にする必要はありません。むしろ、パソコンの画面を最大限に活かせる16：９の比を採用した方が見やすくなります。

さらに、Webセミナーではそもそも画像やテキストにこだわる必要もありません。電子上でやり取りするのですから、音声や動画の活用も簡単です。うまく活用し、分かりやすい資料を作りましょう。

５．集客をする

Webセミナーは、オンライン上での集客手段と相性が優れています。

たとえば、Web広告で集客する方法があります。顧客のペルソナに合わせ、ターゲットを絞り込んで広告を表示させることも可能です。

また、既存の顧客を招待したいのであれば、メルマガが良いでしょう。Webセミナーを開催するページのURLを貼っておけば、参加者はクリック１つで会場にアクセスできます。

この他にも、SNSやポータルサイト、ランディングページなど、さまざまな手段があります。顧客の属性を踏まえ、最適な方法を模索しましょう。

６．リハーサルをする

準備を整えたら、最後にリハーサルを行いましょう。特に、リアルタイムに行うライブ配信型のWebセミナーを採用したい場合は、本番を想定した最終確認が不可欠です。

まず、参加者側から見ておかしな点がないか確認します。カメラの角度や室内の明るさ、マイクによる集音、資料の文字の大きさ、チャットやアンケートといったツールの機能を一通り確認します。

それらに問題がなければ、講師は最初から最後まで通しでセミナーを行ってみましょう。身振り手振りや話す速度、途中で挟む休憩や、チャットへの対応など、事前に定めたとおりに行います。
参加者側の役割を演じるスタッフは、参加者が行うと想定されるアクションを試しつつ、講師を客観的に評価しましょう。もし、そうしたスタッフがいないのなら、リハーサルを録画して講師が自分の目で確認します。オフラインとは最適な喋り方や進め方が異なるため、リハーサル結果を踏まえて軌道修正しましょう。

オンライン営業でウェビナーツールを活用するメリット

オンライン営業にウェビナーツールを活用するメリットは、以下の２つに大別されます。

・見込み客の収集

まだサービスを購入したい段階にはないものの、関心は抱いているという見込み客は、ハードルの高いアクションを起こせません。そうした顧客にとって、Webセミナーは適度にハードルが低いため、関係構築のきっかけになります。

・ナーチャリング

関係を構築する途中段階にある顧客と、親密な関係を築く上でも役立ちます。Webセミナーでは顧客と企業の距離が近いクローズドな環境を作れますが、同時に大勢の顧客を相手にできるため、効率的なナーチャリングが実現します。

では、これらについて詳しく見ていきましょう。
 

一度に多くのユーザーへ配信できる

Webセミナーはオフラインのセミナーと異なり、全国に向けて配信できます。地理的な制約がないため、遠方に住む見込み客にもアプローチ可能です。その分、必然的にオフラインセミナーよりも一度に集客できる顧客が多くなります。短期間で多くの顧客を相手にする効率的な集客が実現するのです。

また、Web上でアクセスすれば良いだけであるため、それほど強い関心を抱いていない顧客も気軽に参加可能です。こうした点は、企業と顧客における最初の接点作りに役立ちます。参加者を募る際に、メールアドレスなどを入力してもらい、リストとして管理しましょう。

受注までの流れをスムーズにできる

受注までにどのくらいの時間がかかるのかは、営業活動において欠かせない視点です。高額な案件を受けたとしても、そのために膨大な時間がかかっていたのでは、単位時間当たりの利益は少なくなります。なかなか成果につながらない案件で粘るよりも、もっと速やかに成約に結びつく案件へ注力した方が、効率的に利益を上げられます。

その点、Webセミナーによる集客は、受注までの流れがスムーズなのが特徴です。もともと関心を抱いている人がWebセミナーに集まっているため、見込み度の高い状態で商談を始められます。スタートの時点で有利なわけですから、受注に至るまでの時間も必然的に短くなります。

また、Webセミナーの最中に魅力的なコンテンツを提示して関心を惹き、見込み度を高めることも可能です。集客とナーチャリングを同時に行えるため、効率的に商談を進められます。

ニーズを詳細に把握できる

Webセミナーは主催者と参加者の距離が近いのが魅力です。オフラインのセミナーの方が親密になれそうだと考える人も多いでしょうが、そうとは言い切れません。なぜなら、Webセミナーの方が気軽に質問できるからです。

オフラインであれば、大勢の前で声を出して質問をするにはある程度の意欲が求められます。関心が低かったり、シャイな性格だったりすると質問をしようとは思わないでしょう。一方、Webセミナーならチャットやアンケート機能で気軽に発言できます。

ただし、講師がずっと話していると、質疑応答に使える時間は限られてしまいます。そこで有効活用したいのが、動画配信機能です。ウェビナーツールには動画配信機能があり、事前に用意した動画コンテンツを配信できます。

動画配信中には講師の手が空くため、寄せられた質問に丁寧に応えられます。こうしたコミュニケーションを活用すれば、顧客のニーズを詳細に把握できるでしょう。

まとめ

オンライン営業でセミナーを開催し、多くの受注を獲得しよう

オンライン営業の一環としてWebセミナーを行う場合、以下の６ステップで準備しましょう。

１．ターゲットの明確化
２．ウェビナーツールの導入
３．配信環境の整備
４．セミナー資料の作成
５．集客
６．リハーサル

また、オンライン営業でウェビナーツールを使うメリットは以下のとおりです。

・大人数へのアプローチ
・受注までの流れの円滑化
・ニーズの詳細な把握

以上を踏まえ、多くの案件を受注しましょう。