オンラインカンファレンスとは

会議のことをカンファレンスと言います。しかし、具体的にどのような会議を指すのかは、業界によって異なります。

たとえば、医療業界では患者に関する情報を共有し、チームで良質な医療サービスを提供することが目的です。会議というより、打ち合わせと表現した方が正しいでしょう。

一方、ビジネスにおけるカンファレンスは、大規模な会議を指す言葉として使われます。医療業界とは異なり軽い打ち合わせという意味は持たず、かしこまった場での会議を指します。

こうしたカンファレンスは、従来はオフラインの場で集まって行うのが一般的でした。しかし、オンラインを利用したコミュニケーションの普及と、新型コロナウイルスの影響により、近年はオンラインカンファレンスが注目されています。

オンラインカンファレンスを開催するメリット

オンラインカンファレンスにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
 

開催費用や運用負担を削減できる

カンファレンスに限りませんが、オンラインイベントのメリットとして開催や運用の負担が少ない点が挙げられます。具体的には、以下の負担を削減できます。

・準備

オフラインでは会場の予約、設営、片付けを始めとした多くの作業が求められます。しかし、オンラインカンファレンスならITツールや機材の整備くらいしか準備は必要ありません。

・費用

交通費や会場のレンタル費などの費用がかかります。開催するたびにこれらのコストが発生するため、開催頻度によっては膨大な金額になるでしょう。オンラインでもシステムなどに費用はかかりますが、オフラインより安い傾向にあります。

・案内

参加者の案内にもコストと労力が必要になります。対面で案内をする以上、どうしても人手を多く確保する必要があり、人件費がかさみます。オンラインであればシステム上で案内すれば良いだけであるため、オフラインほど人手は必要ありません。

参加者がどこからでも参加できる

オンラインカンファレンスの負担が少ないのは、主催者側にとってばかりではありません。参加者にとっても負担が少なく済みます。従来は首都圏まで足を運ばなければカンファレンスに参加できなかったところを、インターネットに接続するだけで良くなるのです。

特に、病院のように地方に拠点を持つ業界では、オンラインカンファレンスはメリットの大きい方法と言えるでしょう。また、高齢の方など、移動に伴う負担が大きい方が参加する場合にも適した開催方法です。

そうした方の中には、ITシステムを使ってカンファレンスを行うことに抵抗感を覚える人もいるかもしれません。しかし、できる限り簡単な操作で使えるよう工夫が凝らされたITシステムも多く登場しています。初めのうちは大変でも、やがては対面でのカンファレンスより負担が少なく感じられるでしょう。

オンラインカンファレンスを開催するデメリット

オンラインカンファレンスにはデメリットもあります。導入前にしっかりと確認しておきましょう。

通信環境に影響されやすい

インターネット上でのやり取りは、通信環境に大きく依存しています。環境が悪ければ、途中で映像や音声が途切れ、円滑なコミュニケーションが阻害されます。

もちろん、配信者側で通信環境を整え、カンファレンスに備えることは可能です。しかし、通信の品質は受信者側の環境にも左右されます。そのため、通信環境を完全な状態にするのは不可能です。そこで大切になるのが、通信環境に問題が生じた際のことも考えてオンラインカンファレンスを開催することです。

たとえば、普段はオンラインで行いながら、重要なイベントのときのみオフラインで集まるといった使い分けをすると良いでしょう。また、カンファレンスの内容を録画し、通信環境のせいで参加できなかった人に配布するといったフォローも有効です。

参加者の反応がわかりづらい

オンラインカンファレンスはパソコンなどの画面越しに行われます。そのため、参加者の反応が分かりづらいのが難点です。

対面で行っている場合、相手の細かな表情の動きや相槌なども分かります。しかし、画面越しではそうした非言語コミュニケーションが伝わりにくくなります。結果として、話者は自分の話を参加者がどれほど真剣に聞いてくれているのか分からず、不安を抱いてしまうのです。

こうしたデメリットを払拭するため、多くのツールには双方向のコミュニケーションを支援する機能が搭載されています。たとえば、アンケートで参加者の意見を集めたり、チャットで質疑応答を行ったりできます。適切に活用することで、参加者からリアクションを引き出しましょう。

オンラインカンファレンスを開催する際のポイント

オンラインカンファレンスはオフラインとは異なる点に留意しなければなりません。そこで、代表的な留意点を紹介します。

・話者と質疑応答担当者の役割分担

オンラインでは質問が集中する傾向があります。チャット機能を使い、一度に複数人の参加者が質問できるためです。結果的に、話者だけでは回答しきれない質問が集まります。これらに対応できるよう、質疑応答を担うスタッフを配置しましょう。

・参加者同士のコミュニケーション促進

オフラインでは参加者同士のコミュニケーションも発生します。これを目当てに参加する人も少なくありません。オンラインでも同じようにコミュニケーションを促進できれば、カンファレンスの価値は向上します。ディスカッションの時間を設けるなど工夫をしましょう。

・技術者の配置

オンラインカンファレンスは通信トラブルが生じるリスクがあります。リアルタイムに対応できるよう、専門技術を持つスタッフを配置しましょう。

オンラインカンファレンスにおすすめのツール・システム

オンラインカンファレンスを実施できるツールにはいくつかの種類があります。代表的なのが、Web会議システムや動画配信システム、ウェビナーツールなどです。では、その中でどれを選べば良いのでしょうか。

おすすめなのはウェビナーツールです。ウェビナーとはオンラインで行うセミナーのことです。ウェビナーツールには、ウェビナーを実施するための機能が豊富に備わっています。例として、チャット機能やアンケート機能で参加者とコミュニケーションを取ったり、録画機能でウェビナー映像を保存できたりします。

こうした機能は、オンラインカンファレンスでも有効です。たとえば、チャット機能を使えば質疑応答を実施でき、録画機能を使えば参加できなかった人にもカンファレンスの内容を伝えられます。円滑な話し合いや情報共有が実現するでしょう。

まとめ

オンラインカンファレンスの開催を検討しよう

従来はオフラインで実施するのが当たり前だったカンファレンスが、近年はオンラインで行えるようになっています。開催費用や運用負担を削減できると同時に、参加者は時間や場所の制約を受けることなく参加できます。

また、適切な製品を選べばITシステムが苦手な人でも簡単に参加可能です。この機会にオンラインカンファレンスの開催を検討してはいかがでしょうか。

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