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【オンライン営業】業務効率が高まる方法4選

 
 

 

オンライン営業で非効率になりがちな業務

近年、オンライン営業が普及しつつありますが、従来の業務と混在して、業務が非効率的になることがあります。代表的な例が以下の2つです。

1.契約書作成

文書電子化が進み、紙に印刷しなくても多くの文書を取り扱えるようになりました。オフィスに出社しなくても、メールなどを介してオンラインで文書をやり取りできます。

ところが、押印が必要な契約書は例外です。長らく日本のビジネスで親しまれてきた印鑑を押す作業は、紙媒体でなければできず、そのためだけに出社する例も見られます。

この例について、鈴与株式会社が、テレワークを実施している会社に勤め、契約書作成に携わる男女300人を対象として2020年6月12日~2020年6月14日に調査を実施しました。結果として、約7割が契約書作成のために出社しているというデータが得られています。

直接利益を生み出すわけではない作業のために出社しなければならないのは、時間や労力の損失と言えます。こうした時間・労力を営業活動に回せれば、利益を増やせるはずです。

2.顧客情報の管理

従来の営業活動では、Excelで顧客情報を管理していた企業も多いのではないでしょうか。社員がオフィスに集まり、社内でコミュニケーションを取りやすかった環境では、それでも問題がなかったのかもしれません。

しかし、オンライン営業では話が変わります。オフラインよりも気軽な会話が難しいため、ITツール上でのコミュニケーションを円滑化しなければなりません。ところが、Excelは複数人で同時編集できないほか、バージョン管理も難しく、オンライン環境下での情報共有が困難です。

また、営業担当者個人が手帳などで顧客情報を管理している場合も同様に、オンライン環境下での情報共有に支障をきたします。

オンライン営業の業務効率化に向けた施策4選

上記のような課題を解決し、オンライン営業の業務効率化を図るにはどうすれば良いのでしょうか。有効な施策を4つ紹介します。

1.契約書を電子化する

一昔前は、押印というのは紙媒体に対して物理的なハンコを用いて行うものでした。しかし、今ではそのプロセスをすべて電子化できるようになっています。通信技術を用いて、安全性や信頼性を保ちながらコンピュータ上で契約が完結するのです。

特に、最近ではクラウドサービスも充実しています。オンプレミスのシステムを自社に導入することなく気軽に利用可能です。契約書のやり取りがテレワークでもできるようになり、自社の業務効率化を図れると同時に、取引先にかけさせる手間も減らせます。

2.SFAやCRMを導入し、顧客情報を一元管理する

SFAは営業支援システムのことで、営業担当者の業務を効率化するITツールです。たとえば、予定を入力しておけばアラームで通知してくれたり、顧客情報をシステム上で一元管理したりできます。
営業担当者にとって業務が効率化するだけでなく、企業が自社の営業活動を管理するうえでも役立ちます。顧客情報がシステム上で一元管理されているため、そこへアクセスするだけで自社が顧客とどのような関係を構築できているのか一目で確認可能です。

一方、CRMは顧客情報を一元管理するためのITツールです。SFAが営業活動担当者の業務効率化に焦点を当てているのに対し、CRMは顧客を管理することに重きを置いています。重視している点に違いはあるものの、CRMでも顧客情報を管理し、営業の業務効率化を図れます。

3.ウェビナーツールでデータ分析・管理をする

近年、オンライン営業にウェビナーを活用するケースが増加しています。従来はオフラインの会場で開催するのが一般的だったセミナーですが、ウェビナーなら接触することなく開催できるため、コロナ禍でウェビナーに乗り出す企業が増えました。

ところが、オフラインのセミナーをそのままオンラインで行うだけで、それ以外の部分が変化していない例があります。これでは、オンライン化のメリットを最大限に活かせているとは言えません。

たとえば、ウェビナーツールには過去に開催したウェビナーや参加者の情報を確認できる機能があります。開催日時や参加者の入退室履歴、システム上で行ったアンケートの結果など、細かなデータを取得可能です。紙やExcelでデータを扱う必要はありません。簡単な操作でデータを収集・分析し、次の営業活動に活かせます。ウェビナーツールならではの機能を有効活用し、業務効率化を図りましょう。

 

参加者情報管理もできるウェビナーツールコクリポって?

 

4.オンライン商談システムで、商談スピードを向上させる

新型コロナウイルスの影響で非接触型の商談が望まれるようになり、オンライン商談が普及しています。これには単に接触を避けられるだけでなく、商談を効率化できるメリットもあります。一度の商談にかかる時間が減り、多くの顧客を相手にできるようになるのです。

一方で、対面の商談とはできることが異なり、その環境の違いに戸惑う場面もあります。資料共有1つ取ってみても、対面なら紙の資料を渡せば済みますが、オンラインではそうはいきません。

そこで必要になるのが、オンライン商談システムです。これはオンライン商談のために作られたITシステムで、資料共有やチャットなど、対面での商談と同じようなやり取りをオンライン上で再現する機能を備えています。

さらに、遠方にいる別のスタッフも交えての商談など、オンラインだからこその機能も備わっています。これらを使えば、対面と同等あるいはそれ以上に効果的・効率的な商談が実現するでしょう。

まとめ

オンライン営業の業務効率化を実現し、利益を拡大させよう!

オンライン営業は、オフラインの営業活動をそのままオンライン上に移行したものではありません。ITシステムを用いた電子契約やウェビナーの開催など、オンラインだからこそ実現できる営業活動があります。

これらのメリットを最大限に活かせば、オンライン営業の業務効率化を図れます。ルーティンやコミュニケーションに要する時間と労力を削減し、利益アップを目指しましょう。

 
 

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