成功しているウェビナー登壇者が、実際にやっていることはこれだ！
プロのウェビナー登壇者も工夫している、４つのコツ
ウェビナーではオフラインのセミナーと異なる工夫が求められます。では、プロのウェビナー登壇者はどのようなコツを意識しているのでしょうか。
視聴者が見やすい資料作り
オフラインとオンラインでは見やすい資料の特徴が異なります。
まず意識しなければならないのがサイズです。従来は資料を紙媒体で取り扱うことが多く、A４サイズで印刷できる４：３の比率で作るのが一般的でした。プロジェクターで表示する場合も、比率が４：３である場合が多いためこれに合わせていました。
しかし、ウェビナーでは紙もプロジェクターも用いず、デバイスの画面に資料を表示します。そして、多くの場合デバイスはパソコンであり、その画面比率は16：９です。そのため、資料も16：９で作成した方が見やすくなります。
また、資料はできる限りシンプルにするのも大切です。紙と異なり、アニメーションやエフェクトを利用できますが、意味のない要素が増えると大事なことが伝わりにくくなります。話の要点だけを簡潔に記載し、何が言いたいかが伝わりやすい資料にしましょう。
工夫を凝らした招待メール、サンクスメール
現在急速にウェビナーは普及してきています。しかし、それでも今までウェビナーに参加したことがなかった人は抵抗を感じるかもしれません。そこで必要になるのが、ウェビナーに参加するメリットを記載した招待メールです。
たとえば、以下の点をメリットとして記載すると良いでしょう。
・どこでも視聴可能
・顔出ししないため身支度不要
・駆け込み参加も可能
また、ウェビナーはウェビナーツールなどを使って参加するものであるため、参加時の手順も記載しておきましょう。申し込みフォームや、当日参加する際に必要なURLも漏れなく記載します。できるだけ参加のハードルを下げることが大切です。
一方、ウェビナー後にはサンクスメールも送りましょう。フォローすることで次のアプローチにつなげやすくなります。
ウェビナー向けに訓練した話し方
オフラインのセミナーの登壇者として経験がある人が、ウェビナーの登壇者を担うケースが多いです。しかし、オフラインで充分な経験を積んでいても、ウェビナーの登壇者として話をすると、やりづらさを感じる例が少なくありません。
その最大の理由は、聞き手の反応が見えないことです。視聴者は基本的に顔を出していないため、リアクションを把握できず、その場その場に合わせて話を展開できません。
こうした特徴を踏まえて意識したいのが、「１人の視聴者に向けて話しかけるように話す」姿勢です。身振り手振りを使い、できる限り台本を読まず、語りかけるようにトークを展開しましょう。視聴者の集中を引き付けられます。
また、間を意識することも大切です。ウェビナーの登壇者として経験が浅いと、つい早口で喋ってしまいます。しかし、これではペースが単調になりかねません。時折、意識的に間を挟むことで抑揚をつけましょう。
ウェビナー終了後の、ひと手間加えたアプローチ
ウェビナー終了後にはたくさんのデータが得られます。アンケート機能を使えばウェビナーについての感想を集められます。また、ウェビナーツールには視聴者の参加時間や離脱率などを測定できるものも珍しくありません。これらのデータから視聴者のニーズを把握すれば、優れたフォローが実現するでしょう。
たとえば、参加者から「○○のところについてもう少し詳しく知りたかった」のような要望があったとしましょう。
この場合、ウェビナー終了後のサンクスメールで、該当部分の詳細な資料を添付すると良いフォローになります。また、具体的なサービスの購入に進みたいという声があれば、速やかにコンタクトを取って商談につなげましょう。
ウェビナーをスムーズに運営するためのポイント
最後に、ウェビナーをスムーズに運営するためのポイントを２つ紹介します。
聞き手を用意する
ウェビナーでは聞き手が見えない状態でテンションを維持しなければなりません。これが登壇者の精神に大きな負担をかけることがあります。視聴者が目の前にいないのは一見すると楽なようですが、孤独な環境でトークを展開するのは容易ではないのです。
この問題を解決する工夫として有効なのが、聞き手を用意することです。カメラの後ろ側に視聴者役を演じる人を数人配置し、リアクションを取ってもらいましょう。軽く相槌を打ってもらうだけでも孤独感が和らぎ、滑らかにトークを展開できるようになります。
役割分担を明確にする
ウェビナーは登壇者１人でも行えますが、できれば他のメンバーと協力し、役割分担をして取り組むことをおすすめします。なぜなら、話す以外にもやるべきことは多いからです。
たとえば、ウェビナーではチャット機能で質問が寄せられることがあります。オフラインよりも気軽に質問できるのがメリットですが、その分登壇者は対応に追われることになります。いくつもの質問が寄せられたら、登壇者１人で対応しきるのは不可能でしょう。その際、チャット対応の担当者が他にいれば、登壇者はトークに専念できます。
また、参加者としてウェビナーに関わるスタッフがいると理想的です。ウェビナーは画面越しであるため、登壇者側からは分からない不具合や問題が生じることがあります。その際、一般の視聴者と同じ立場からウェビナーをチェックする担当者がいれば、問題にいち早く気付いて解消できます。
成功事例
ウェビナーツールコクリポをご利用のクライアント様のウェビナー成功事例をご紹介させていただきます。
製造業界での活用事例― ソノヴァ・ジャパン株式会社様 ―
主に3名～5名ほどでウェビナー運営されています。カメラやマイクのオンオフや司会など、ウェビナー全体のコントロールを行う担当、チャット担当、参加者として配信品質チェックを行う担当で分担。
主催者の使用回線を複数人で共有すると、帯域を食い合って配信品質が落ちますので、最低でも主催者と共同主催者は必ず別回線を使い、トラブル回避をしています。
回数を重ねるごとに各担当の役割分担が明確になりますので、今ではスムーズに行えるようになっています。
ご参加者様の『入場できない』、『画質が良くない』等の参加者側の環境要因に起因するトラブルについては、各参加者の担当営業がメールや電話で個別にサポートを実施されております。
また、万が一主催者側に回線トラブルが生じてしまった際に備えて、事前に録画したデータと、字幕データを用意しています。リスクをできるだけ回避できるよう、録画データのみの動画配信に切り替えることもあります。
事後に「見られなかった」とご連絡をいただいた場合は、録画データをメールでお送りしていますね。お客様にご満足いただけるように、毎回努力と試行錯誤を重ねています。
開始前と直後に、参加者様宛の注意事項をチャットに掲載するようにしています。音声が聞こえない、画像が見えないなどのトラブル時の対応がスムーズに行えるので助かっています。
IT・情報通信業での活用事例― 一般社団法人 CC-Link協会様 ―
ウェビナー運営は3名で分担して実施されています。司会進行と講師担当、チャット担当、参加者として入場しお客様目線で配信品質の確認や進行チェック担当です。
事前の段取りや練習を大切にしており、本番さながらの環境で、3人の連携の確認として練習を行い、参加いただく皆様にご満足いただけるよう細部まで注意し準備されています。
3社での共催ウェビナーを開催した際の、ポイントとしては、共催する企業の方によっては、他のウェビナーツールの使用には慣れていても、コクリポは初めてという方も多いです。
テストウェビナーを作成し、1回目の練習ではツールの使い方（ボタンの説明や画面共有方法など）のレクチャーを中心に行い、2回目は本番を想定した具体的なテストを行いました。やはり、ウェビナーの成功には練習やテストは欠かせません。おかげで大きなトラブルやミスなく、70名というこれまでで一番多い参加者の方をお迎えしたウェビナーを成功させることができました。
ウェビナーを導入する前は、北は青森、南は鹿児島まで全国各地の会場を借りてセミナーを行っていましたが、諸々のリソースや開催にかかるコストが下がったことが大きなメリットです！
チャットとアンケートの活用法は、トラブルに関するご質問はチャットへ、トラブル以外の本題に関するご回答は、ウェビナー後アンケートへ記載いただくようにご案内しすみ分けを行っています。
また、チャットでいただくご質問は、チャット担当が回答しています。講師がリアルタイムでチャットに回答すると、どうしても本題からそれてしまい、皆様が集中しづらくなってしまうという懸念があります。
本題に関するご質問は、ご質問の意図や背景をきちんと理解したうえで回答をさせていただきたいため、チャットで簡単に回答させていただくのではなく、後日に改めてメールで丁寧な返答を行っております。
まとめ
ウェビナー登壇者の工夫から、スムーズな運営を学ぼう！
ウェビナーの登壇者には、オフラインのセミナーとは異なる工夫が求められます。本番でのトークはもちろん、資料作りから案内メール、ウェビナー後のフォローまで気は抜けません。
また、ウェビナー運営時には以下のポイントを意識しましょう。
・聞き手を用意する
・役割分担を明確にする
以上を踏まえ、ウェビナーを成功に導いてください。