もう迷わない！ウェビナー初心者が知っておきたい基本用語集
そもそも「ウェビナー」とは？
ウェビナーとは、セミナーとWebを掛け合わせて作られた用語です。Web上で行われるセミナーを指す言葉として誕生しました。
従来、セミナーは会場を借りて対面で行うのが一般的でした。しかし、近年ではインターネットの発達により、Web上でそれができるようになっています。映像や音声などのコンテンツを配信してセミナーを開催するのです。ウェビナーはセミナーと異なり、地理的な移動を必要としないため、参加のハードルが低いのが特長です。
ちなみに、ウェビナーにはリアルタイム配信と録画配信があります。前者はセミナー映像をライブ配信する形式で、チャットやアンケートでリアルタイムなやり取りが可能です。
ただし、急なトラブルへの対応が求められる場面があり、技術を要します。一方、録画配信は事前に録画した映像コンテンツを配信する形式です。リアルタイムなコミュニケーションは取れませんが、安定的にコンテンツを提供できます。
初心者必見！ウェビナーで用いる基本用語
今ではさまざまな企業が従来のセミナーに加えてウェビナーを活用し始めています。このような社会的な流れを受け、新たにウェビナーを始めたいと考えている企業も多いでしょう。
しかし、パソコンやインターネットに関する用語の存在が、ウェビナーへの理解を妨げることがあります。そこで、ウェビナーに関連する基本用語の意味を解説します。
パソコンを操作するのに不可欠な「OS」
ソフトウェアという言葉を聞くと、多くの人はスライド作成や表計算といった実務用のソフトウェアを思い浮かべるでしょう。しかし、ソフトウェアにはそのような特定の作業に用いるアプリケーションだけでなく、ハードウェアを機能させるために必要なシステムソフトウェアもあります。
そして、システムソフトウェアの１つがOSです。「Operating System」の頭文字を取ったもので、具体的にはWindowsやMac OS、Android OS、iOSなどがOSに該当します。
ウェビナーにおいては、ウェビナーツールを使用する際のシステム要件としてOSが登場します。たとえば、「Windows 8.1以降」のように指定されていたら、この条件を満たすOSを搭載したパソコンでなければ、そのウェビナーツールは使えないということです。ツール導入前に、自社のデバイスでそのツールが使えるのかどうか、OSの要件をしっかり確認しましょう。
コンピュータの中心的な役割を担う「CPU」
CPUはコンピュータの制御や演算を行う装置を指す用語です。そのため、よく脳に例えられます。マウスやキーボードといった入力装置も、メモリからのデータ出力も、すべてCPUなくしては実現しません。
CPUもウェビナーツールのシステム要件として指定されることがあります。ある程度の性能がなければウェビナーツールが正しく動作しません。
特に、映像編集のように高度な作業を行う際は、優れたCPUが必要になります。録画配信形式のウェビナーを開催する際はCPUに注意しましょう。反対に、リアルタイム配信の方は録画配信ほど高度なCPUを必要としません。
動画を配信するために必要な「ブラウザ」
ブラウザとは、Webを利用するためのアプリケーションです。具体的には、インターネットでWebサイトを閲覧したり、Webメールをやり取りしたりするために利用されます。今現在このページを見ている方も、ブラウザを使っていることでしょう。
パソコン向けのものとスマートフォン向けのものがあり、Google ChromeやSafari、Internet Explorer、Firefoxなどが代表的です。大抵の場合、自分で操作してインストールしなくても、デバイスに初めから搭載されています。
ウェビナーはその名のとおりWeb上で行うため、Webを利用するブラウザが不可欠です。閲覧する側はブラウザを使ってウェビナーサイトにアクセスし、配信する側もブラウザを用いて操作します。ウェビナーツールのシステム要件には利用可能なブラウザが定められているため、それに従って利用するブラウザを選びましょう。
快適に通信するためにチェックしたい「回線速度」
回線速度とは、インターネット上をデータが流れる速度を指す用語です。たとえば、快適に通信できていると「回線速度が速い」、Webサイトの読み込みに時間がかかったり動画が遅延したりすると「回線速度が遅い」と表現します。
回線速度はネット回線事業者や時間帯、LANの性能、パソコンの性能などによって左右されます。遅いままではウェビナー配信時に動画が滑らかに再生されないなどの問題が生じ、視聴者の離脱を引き起こしかねません。こちらもウェビナーツールのシステム要件で回線速度が指定されていることが多いため、それを満たせる環境を整備しましょう。
ちなみに、回線速度には上りと下りがあります。前者は送信速度、後者は受信速度のことです。両者ともに要件を満たせるようにしましょう。
ウェビナーの開催で失敗しないためのポイント
最後に、ウェビナー開催で失敗しないために留意すべきポイントを２つ紹介します。
通信環境や設備をしっかりと準備する
初めてウェビナーを開催する場合、思わぬトラブルに見舞われる可能性があります。ウェビナーに用いるシステムや機材などの点検を入念に行い、トラブルを防ぎましょう。
具体的には、以下のものを点検しましょう。
・ウェビナーツール
・カメラ
・マイク
・発表者用パソコン
・サポート用パソコン
・モニター
・LANケーブル
このほか、部屋の照明やマイクの音量、周囲の騒音などを踏まえ、視聴者が快適にウェビナーを視聴できる環境を整えることが大切です。リアルなセミナーと比較し、ウェビナーは離脱のハードルも低いため、些細なことにも注意を払って快適な環境を構築しましょう。
また、実際に問題なく利用できるか確認するためにリハーサルを行いましょう。たとえリハーサルでトラブルが起きても、それを解決できれば良い練習になります。
ウェビナーの実施手順を事前に把握する
本番で慌てないよう、ウェビナーの実施手順は事前に事細かく定めておきましょう。
まず、ウェビナーツールで参加者を募るところから手順を確認します。視聴者の入室を許可する時刻や開始時刻を決め、そのとおりにできるよう操作手順に習熟しておきましょう。ウェビナーの途中で使いたい機能があれば事前に確認し、終了時まで滞りなく操作できるよう練習します。
操作の内容と手順を頭に入れておくのはもちろん、万が一分からなくなった時のためにメモなどを作成しておくのも良いでしょう。
特に、ウェビナー視聴者とコミュニケーションを取るタイミングには注意が必要です。ウェビナーツールにはアンケートや挙手、チャットなどの機能が搭載されています。「この話題が終わったらチャット機能で質疑応答を行う」「終了○○分前にアンケートへ案内する」など、機能を使う段取りを決めておくことで、円滑なコミュニケーションが実現します。
まとめ
ウェビナーとはオンライン上で行うセミナーのことです。以下の用語の意味を充分に理解して準備に取り掛かりましょう。
事前準備をしっかりと行い、ウェビナーを成功させよう
・OS：パソコン本体を動かすソフトウェア
・CPU：コンピュータの脳に該当する装置
・ブラウザ：Webサービスを利用するソフトウェア
・回線速度：データを送受信する速度
また、準備については以下の点に留意しましょう。
・通信環境の整備
・実施手順の把握
以上を踏まえ、初ウェビナーを成功に導いてください。