どのようなウェビナーを開催されていますか？

弊社が提供する介護事業者向けクラウドサービスの「介舟ファミリー」を導入されているユーザー様に対して、操作説明、バージョンアップのご案内、法改正や制度改正のご案内、その他介護福祉関連の新しい情報のご提供を目的としたウェビナーを開催しています。ご参加いただくユーザー様は、居宅介護支援事業者・介護保険事業所・障害者福祉事業所などの20代～60代のスタッフの方々です。全国3,000所を超える事業所からご参加いただきますので、北は北海道、南は沖縄まで、日本全国のお客様とウェビナーを通じてコミュニケーションを図っています。

ご契約のタイミングが、2019年11月とかなり早いですね。
ウェビナーを始められるきっかけは何だったのでしょうか？

2012年より様々なテーマの勉強会・セミナーを無料で開催してきたのですが、会場型のセミナーでしたので、ご参加いただけるのが開催場所の近隣のユーザ様に絞られてしまうこと、開催費用が高いこと、参加者様に移動のご負担をかけてしまうことなどがずっと課題として挙がっておりました。

全都道府県の方にご参加いただける方法はないだろうか？（職業柄皆様多忙なため）なかなかセミナーに行ける時間が取れない方にどうやってご案内をさせていただくか？を考えていく中で、「ウェビナー」というアイディアが出てきたんです。

ただ、介護業界はITに詳しくない方も非常に多いため、開催してもご参加いただけないのでは？という不安があり、なかなかすぐにはオンラインへの切り替えはできませんでした。そのうちに「介舟ファミリー」がクラウドサービスに切り替わり、ユーザー様のITに関する抵抗感が少しずつ取れてきているのを実感できるタイミングがあったんです。ユーザー様にアンケートをさせていただき、簡単な操作であればオンラインでも参加していただけそう、という感触を持てましたので、ようやくそこからツール探しが始まった次第です。

ウェビナーツールを決める上で外せないポイントはどんな点でしたか？

とにかく簡単で使いやすい、という点です。ITの知識が少なくても、PCに慣れていなくても、参加者の方が簡単に参加できるツールを探していました。結果的に、「参加できなかった」という問い合わせはこれまでに5%もないと思います。 弊社が使用しているクラウドの推奨ブラウザとコクリポの推奨ブラウザが同じだったので、皆様に混乱なくご参加いただけているという点を差し引いても、名前とアドレスを入力するだけで参加できるコクリポには本当に助けられています。

導入後の効果について教えてください。

会場型のセミナーに比べて、開催コストが10分の1に減っているのにも関わらず、ご参加の人数は1回あたり1.5倍～2倍に増えました。以前は会場近郊の事業所様にしかご参加いただけていなかったところ、ウェビナーでは全国全ての都道府県の方を対象に開催することができています。

そして何といっても、ユーザー様からの感謝のお声が本当に嬉しいですね。「業務時間との調整がしやすいので助かる」「今後もオンラインでのセミナー開催を継続してほしい」との有難いご感想をいただいています。

会場型での開催時は、キャンセル率が高い点にお困りだったとお伺いしました。

そうですね、会場型セミナーの際は、当日参加率はだいたい6‐7割でした。ご職業柄、担当している利用者様の予定が変わったりすることも多いですし、事業所からの急な電話により、セミナーが始まってから途中退出される方もいらっしゃいました。せっかくご予約いただいて会場まで足を運んでいただいたのに、情報をご提供できないことにとても心を痛めておりました。

コクリポを導入してからは、それが劇的に改善され、我々も非常に驚いています。参加率が9割まで上がりました。「事業所にいながら参加できる」「都合の良い時間を選んで参加できる」点が、我々のお客様のニーズと予想以上にマッチした結果だと嬉しく思っています。

導入前に感じていた「ITに不慣れな方にはご参加いただけないのでは？」という懸念についてはいかがでしたか？

いざ始めてみたら、まったく抵抗なくスムーズにご参加いただけて驚きました。
また、入場時の混乱もありませんでした。音声や映像に関するトラブルもほぼ皆無と言っていいほどありません。 

事業者様によっては回線速度が遅くて少し手間取った方もいらっしゃいましたが、繋がらなかった、音声が聞こえなかった、といったことはあまり聞かないですね。

素晴らしいですね。参加者様へのご案内方法に何か秘訣があるのではないでしょうか？

トラブルを最小限にするために、まず、「事業所の中でパソコンを利用して参加していただくこと」を前提にご案内をしています。スマホやタブレットからもご参加いただけることは、あえてお伝えしません。PC以外から参加できるか問い合わせをいただいた際のみ、スマホやタブレットからの参加方法をご案内するようにしています。また、視聴するブラウザに関しては、弊社クラウドシステムで推奨しているGoogle Chromeのみに限ってご案内しています。

ご利用いただいている「介舟ファミリー」にログインしたあとの「お知らせ」画面を使ってウェビナーの告知を行っているので、毎日案内が目に入り申し込みしやすい、という点も、スムーズにご参加いただけている要因かもしれません。

ウェビナー1回あたりの開催時間は70分前後と、コンパクトにまとめている理由について教えてください。

当初色々な方にヒアリングをさせていただいたり、コクリポ無料開催のウェビナーに参加して、代表の上野さんに相談しながら決めました。介護事業者様は前述した通りなかなか机の前に座れる時間が取れないので、70分くらいまでが限度ではないかなと推測していたのですが、実際参加された方のアンケートにも「丁度よかった」とのご意見が多く、それから毎回この開催時間にしています。

同じ内容のウェビナーを複数回開催されているのも、参加者様が参加しやすいようにというご配慮からですか？

そうです。曜日と時間帯によって皆さんの忙しさが全く違いますので、それに合わせた形で開催日時を決めています。朝10時台は事業所にいらっしゃる確率が一番高いですね。利用者の方が通所されるタイプの事業所では、利用者の方が帰られた夕方以降のほうが参加していただきやすいです。

ウェビナー中に工夫されている点について教えてください。

まずはこちらからの案内にしっかりと耳を傾けていただけるよう、講師の声量やカメラ目線に気を付け、参加者の方1人1人に語りかけるようにしています。キーボードで文字を打つことに慣れていない方も多いため、あえてリアルタイムに双方向コミュニケーションをはかることはしていません。本当はコクリポの音声発言機能を使って質問をお受けできれば良いのですが、事業所にあるパソコンにマイクがついていなかったり、マイクの使い方に慣れていないと発言もしにくくなりますので、今のところは活用できていないです。現状は、チャットでご質問を募ってその場で回答する方法ではなく、最後のアンケートにまとめて書いていただいています。

普段はどのような体制と機材でウェビナーを行っていますか？

司会や資料投影を行う主催者が1名、チャットでの質問が入った際やトラブル時に対応を行う共同主催者が1名、参加者目線で音声や映像をチェックするために参加者として入場する社員1名、合計3名体制で行っています。

使っている機材はノートPC1台と内臓マイクのみです。コクリポウェビナーに参加した際に、代表上野さんが「自宅のリビングからノートPC1台で配信しています。」とおっしゃっていたのですが、見ているこちらからはそう思えないほどのきれいな配信品質でした。自社でもトライしてみたところ、全く問題なかったので特段何か揃えることはしていません。初期投資がほぼなく、気軽に始められたのは良かったですね。

最後に、今後の展望について教えてください。

介護業界はコロナ禍に非常に敏感ですので、今後もコクリポを用いたウェビナーを継続していく予定です。配信方法については、今後試行錯誤も検討しています。制度改正に伴い外部コンサルタントの方に登壇いただいたことがあるのですが、（ウェビナー中は）質問が何もなくさっと終わってしまったので、少し物足りない、といったご意見もありました。参加されている方からも、その場でもっと詳しく聞きたかった、などとアンケートにご記載いただくこともありますので、「介舟ファミリー」の使い方・アップデートのご案内などの製品についてのウェビナーと、法改正や制度改正に関するウェビナーとでは構成を変えるなど、より参加者様にご満足いただけるウェビナーを追求していきたいと考えています。

–ありがとうございました。お忙しい介護福祉事業者の方々の目線に立ったウェビナーを計画・ご開催されている点が非常に印象的でした。「介護事業に寄り添いながら、介護に携わるみなさんと常に同じ気持ちで、同じ思いで、私たちにできることをせいいっぱいお手伝いし、『介護事業の一番身近なパートナー』としてお客様に安心を提供します。」との想いで、クラウドサービス「介舟ファミリー」のユーザー様に様々な情報を発信し、日々サポートを行っていらっしゃいます。介護保険・障害者福祉サービスの計画～請求作成の一貫した業務において、ケアマネジャー、サービス提供責任者、管理者の「業務の効率化」を目的に、「管理しやすい」「操作に迷わない」ソフトを開発されている同社。
ご興味のある方は、ぜひ一度こちらより詳細をご覧くださいませ。