ウェビナーツールのセキュリティは大丈夫？より安全に使うには？
セキュリティが万全でないツールを利用するリスク
ウェビナーツールのセキュリティが万全でないと、以下のようなリスクが生じます。
・ウェビナーに不正侵入される
あらかじめ申し込んだ人など、特定の人に向けて実施したウェビナーなのに、正規の手続きを踏んでいない人がウェビナーに侵入することがあります。ウェビナーで公開された情報や、参加者の氏名などが漏洩するのも問題です。さらに、不適切な画像を共有されるなど、ウェビナーを妨害されるリスクもあります。
・ウェビナーツールに保存しているデータを盗まれる
ウェビナーツールの中には、PDFを始めとした資料を保存できる製品があります。したがって、第三者がウェビナーツールに侵入した場合、それらの資料を盗まれる可能性があります。
ウェビナーツールで確認すべきセキュリティ対策のポイント
では、ウェビナーツールを導入する際、どのようなセキュリティ対策が施された製品を選べば良いのでしょうか。
参加者のアクセス制限機能
IPアドレスやメールアドレスなどを利用し、参加者のアクセスを制限できるウェビナーツールがあります。たとえば、これらの情報を基にホワイトリストを作成すれば、リストに掲載されたユーザーしか参加できません。
ほかにも、以下のような機能があれば参加者のアクセスを制限できます。
・特定のURLを経由しなければ参加できない
ウェビナー参加に必要なURLを限定し、正規の参加者にのみそれを送信することで、第三者の不正侵入を防げます。
・同一メールアドレスからのアクセスを制限する
同一のメールアドレスから複数のアクセスがあった場合、そのうち一部は第三者による不正アクセスの可能性があります。
・認証用の物理デバイスであるセキュリティトークンを活用する
パスワードによる認証は、第三者にパスワードを知られると成立しなくなります。しかし、本人しか所有しえない物理デバイスによる認証を導入すれば、なりすましのリスクを抑えられます。
動画コンテンツの暗号化
ウェビナーのセキュリティリスクの１つに、動画の不正取得があります。第三者が不正にウェビナー動画をダウンロードしたり、それを無断転載したりする行為です。
このリスクを防ぐには、動画コンテンツの暗号化が有効です。ウェビナーツールの中には動画コンテンツを暗号化し、正規の参加者以外では復号できなくする製品があります。万が一第三者の手にわたっても、復号できない以上動画の閲覧は不可能なため、コンテンツを保護できます。
ウェビナーツール使用時に行うべきセキュリティ対策
続いて、ウェビナーツールを実際に使用するにあたって実施すべきセキュリティ対策を紹介します。
参加者の閲覧・行動制限
ウェビナーツールの選定時に、参加者のアクセス制限機能を備えた製品を選ぶべきである旨は先述しました。実際にウェビナーを開催する際には、必ずこの機能を有効活用しましょう。具体的には、ウェビナー参加に必要なURLを限定したり、参加時にパスワードを要求したりして正規のユーザー以外を排除します。
また、正規のユーザーに対してもセキュリティ対策は必要です。特に社外に向けてウェビナーを開催する場合、正しい手続きを踏んだ参加者が善良であるとは限りません。参加者がウェビナーを妨害できないよう、行動を制限する必要があります。
たとえば、コメント機能や画面共有機能は制限したほうが良いでしょう。ただし、参加者の自由を過度に制限すると、適切なコミュニケーションが阻害され、ウェビナーの効果が薄くなるおそれがあります。ウェビナーの規模や参加者によってセキュリティレベルを調節しましょう。
ツールやOSのアップデート
ウェビナーツールのアップデートが配信された際は、必ずアップデートを行いましょう。なぜなら、そのアップデートでセキュリティ上の欠陥を塞げるからです。
世界中で日々新しいサイバー攻撃の手法が生み出されています。そして、それに対応するには、生み出された攻撃に対して防備を固めるしかありません。アップデートを怠った場合、その防備を充分に固められず、セキュリティ上の欠陥を狙われるリスクが残ります。
また、同様の理由でOSやセキュリティソフトのアップデートも欠かしてはいけません。ウェビナーツールだけを保護しても、OSやセキュリティソフトの欠陥が残っていれば、そこを狙われる可能性があります。
その他のセキュリティ対策
セキュリティ上のリスクは、ソフトウェアにのみ存在するのではありません。むしろ、人間のセキュリティ意識の低さがトラブルを招くことのほうが多いとされています。
たとえば、社員が無断で社内のデータを持ち出して電車の中に置き忘れたり、メールの誤送信で重要な情報を社外に送ったりする例は多くあります。せっかくウェビナーツール上でパスワードの設定やコンテンツの暗号化を行っても、人為的ミスで情報が流出したのでは意味がありません。こうした問題を防ぐためには社内で以下のようなルール・体制が必要です。
・メール送信の一時保留（誤送信の防止）
・社内の機密情報へのアクセス制限
・入室制限などによる情報の物理的な保護
・社外へのデータ持ち出しに関するルール策定
・業務に不要なアプリケーションの利用制限
・セキュリティ教育